Cómo ejecutar la nómina en QuickBooks

Procesamiento de nómina en QuickBooks Online

El procesamiento de nómina en QuickBooks Online es fácil y efectivo. Puedes sincronizar tanto tu cuenta de negocio como las cuentas de tus empleados y procesar la nómina con pagos el mismo día. La creación de un calendario de pagos permite hacer pagos recurrentes de nómina. Este artículo es para propietarios de negocios, profesionales de recursos humanos y contadores que deseen ejecutar la nómina en QuickBooks Online. QuickBooks Online ayuda a simplificar las tareas contables manteniendo todos los datos, información e informes en un solo lugar. La nómina es otra característica que QuickBooks Online (QBO) ofrece, en caso de que tengas empleados en tu negocio y necesites hacer alguna de las siguientes acciones:

• Pagar a tu equipo
• Administrar los beneficios de los empleados
• Automatizar los cálculos de impuestos y retenciones
• Almacenar información fiscal federal y estatal
• Vincular los gastos de nómina a las cuentas del libro mayor

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Cómo configurar la nómina en QuickBooks Online

Si ya estás familiarizado con QBO, configurar la nómina es fácil. A continuación se muestra el proceso de cuatro pasos para configurar la nómina en QBO.

1. Bajo la pestaña de Nómina en el panel de control, haz clic en "Empleados".

Si eres nuevo en QBO, debes completar los pasos de inicio la primera vez que inicias sesión en tu cuenta. Después del breve tutorial y configuración, podrás acceder a la pestaña de Nómina. El siguiente comando te hará preguntas específicas sobre los empleados, las horas de trabajo, el soporte de recursos humanos y más. Esto permitirá que QBO te ayude a encontrar el mejor complemento de nómina para ti, satisfaciendo tus necesidades sin incluir funciones o características innecesarias.

2. Ingresa la información de nómina para los empleados.

Después de encontrar el mejor plan para tus necesidades, QBO te preguntará si has pagado a empleados en el año calendario actual. Si has pagado a empleados en el año calendario actual, ya sea a través de un software contable o un sistema manual, debes responder que sí. Si es la primera vez que pagas a un empleado o empleados en este año calendario, entonces debes responder que no.

3. Establece una fecha para ejecutar la nómina.

La siguiente indicación te preguntará cuándo planeas ejecutar tu primera nómina de QBO. Después de establecer una fecha, QBO te pedirá la ubicación en la que la mayoría de tus empleados trabajan. Si tus empleados residen en el mismo estado en el que se encuentra la empresa, se consideran empleados residentes. Por lo general, los empleados residentes pagan impuestos estatales y locales, así como impuestos de seguro de desempleo estatales pagados por su empleador, mientras que se les retienen impuestos estatales. Si tus empleados residen en otros estados, se vuelve un poco más complicado. Dado que el trabajo remoto se ha vuelto muy popular en los últimos años, tener empleados en múltiples estados ya no es anormal. Para empleados no residentes o empleados de otros estados, los empleadores retienen impuestos estatales del estado en el que reside su empleado. Dado que los estados no son consistentes con sus leyes y requisitos fiscales, debes investigar cómo tu estado y su estado manejan a los empleados no residentes.

4. Ingresa la información del empleado.

Debes ingresar la siguiente información para cada empleado:

• Información personal: Aquí es donde ingresas su nombre, inicial del segundo nombre y apellido. También ingresas su fecha de contratación y dirección de correo electrónico. En este primer paso, también puedes indicar si deseas que el empleado pueda agregar sus propias horas y ver sus talones de pago y W-2 en línea.
• Frecuencia de pago: En este paso, puedes crear un calendario de pagos y responder las siguientes preguntas: ¿Con qué frecuencia pagas? Hay un menú desplegable que te permite seleccionar pagos semanales, quincenales, semimensuales o mensuales. ¿Cuándo es el próximo día de pago? Ingresa la fecha específica. ¿Cuándo es el último día de trabajo (período de pago) para ese día de pago? Ingresa la fecha específica. ¿Cómo deseas nombrar este calendario de pagos? Crea un nombre.
• Tasa de pago: Hay un menú desplegable que te permite seleccionar por hora, salario o solo comisión, con el monto en dólares correspondiente. También puedes agregar otros tipos de pagos, como horas extras, tiempo libre remunerado, licencia por enfermedad, licencia de vacaciones y pago de días festivos.
• Deducciones: Este paso te permite ingresar todas las deducciones para este empleado. Las deducciones que puedes agregar incluyen atención médica, planes de jubilación, cuentas de gastos flexibles, planes de cuenta de ahorros para la salud, embargos y pagos de préstamos. La recurrencia común es el mismo monto en cada período de pago. Puedes filtrar el monto por cantidad en dólares o porcentaje del sueldo bruto.
• Retenciones: Tomarás la información de tu empleado de su formulario W-4 y la ingresarás en este paso. Aquí se incluye su información general, junto con su número de Seguro Social, estado civil para efectos de impuestos, dependientes reclamados y cualquier otro ingreso, deducción o retención descrito en su formulario W-4.
• Método de pago: El menú desplegable te ofrece las opciones de depósito directo, cheque en papel, depósito directo en dos cuentas y depósito directo con saldo en forma de cheque.

Una vez que completes estos pasos, estarás listo para ejecutar la nómina en QuickBooks.

Cómo ejecutar la nómina en QuickBooks

El procesamiento de nómina es un proceso simple de cuatro pasos en QBO. Una vez que hayas ingresado a todos los empleados en el sistema, estás listo para ejecutar la nómina:

1. En tu panel de control, accede a Nómina y selecciona Ejecutar Nómina.
2. Ingresa las horas. Se te pedirá una función de horas de pago regular. Si bien QBO automatiza el número de horas trabajadas para cada empleado, según lo que hayas completado en los pasos anteriores, es importante verificar la precisión de cada período de pago y ajustar según sea necesario.
3. Si todo es preciso, selecciona Vista previa de nómina y revisa.
4. Selecciona Enviar nómina. Como sucede con muchas funciones de QBO, puedes revisar, descargar e imprimir resúmenes de informes de nómina.

Una vez que envíes la nómina, puedes imprimir cheques para tus empleados o hacer que QBO se comunique con bancos e instituciones financieras para transferir fondos desde tu cuenta comercial a sus cuentas de depósito directo, haciendo que tu nómina forme parte de una oficina sin papel.

La facilidad de ejecutar la nómina en QuickBooks Online

Ya seas un usuario nuevo o experimentado, ejecutar la nómina en QBO es sencillo. Si bien hay cierta entrada de datos manual cuando ingresas la información de cada empleado en el sistema, ejecutar la nómina a través de QBO semanalmente, quincenalmente, semimensualmente o mensualmente te ahorrará tiempo para que puedas ejecutar y gestionar otros aspectos de tu negocio. Echa un vistazo a nuestra reseña de QuickBooks Online para obtener más información. Para otras opciones, consulta nuestras mejores selecciones de software contable.

Información adicional proporcionada por Casey Conway.

Laura Gonzalez

Toda gran obra nace del aprendizaje y las heridas que dejan los fallos.