Cómo el software de gestión de proyectos puede mejorar su negocio

¿Qué es el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es una herramienta tecnológica utilizada para organizar el flujo de trabajo de tu negocio. Con este sistema digital, puedes realizar un seguimiento, programar y planificar los proyectos y asignaciones de tu empresa. El software de gestión de proyectos permite que tu equipo comparta un espacio virtual donde pueden ver el trabajo de la empresa, así como dar seguimiento y administrar proyectos en curso. Todos los miembros de tu equipo con permiso pueden acceder al programa, lo que te permite programar asignaciones y colaborar en proyectos.

El software de gestión de proyectos puede ayudar en la gestión de recursos y permitirte verificar rápidamente y de manera eficiente el flujo de trabajo de tu empresa. A medida que los proyectos avanzan, el software permite a los usuarios hacer notas y sugerencias sobre las asignaciones dentro del sistema. También puede enviar recordatorios a tu equipo sobre próximas fechas límite o tareas incompletas.

Un sistema de gestión de proyectos realiza un seguimiento del flujo de trabajo de tu equipo y mantiene las líneas de comunicación claras, accesibles y abiertas. También es útil para evaluar y mejorar la productividad de tu equipo. Al realizar un seguimiento de cuánto tiempo dedican los usuarios a un proyecto o cuántas asignaciones completan, puedes determinar quién en tu equipo está cumpliendo o superando las expectativas y quién se está quedando atrás. A su vez, esta información puede ayudarte a realizar los cambios adecuados en tu negocio y en tu personal.

¿Quién utiliza el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es una solución útil para cualquier tipo de negocio, desde firmas de marketing hasta empresas de construcción, que buscan mejorar la organización interna. Sin embargo, es especialmente beneficioso para las empresas que gestionan trabajadores remotos y contratan a contratistas independientes. Este tipo de equipos a menudo se ven inundados con archivos compartidos y hojas de cálculo, pero las soluciones de gestión de proyectos agilizan la comunicación al poner todo en un solo lugar. Si tienes trabajadores autónomos o empleados remotos, un sistema de gestión de proyectos puede ayudar a todos a colaborar y mantenerse conectados.

Pero incluso si tu empresa no tiene personal remoto o freelancers, el software de gestión de proyectos aún puede ayudarte al agilizar el flujo de trabajo. La capacidad de ver, en un solo lugar, en qué asignaciones se está trabajando y qué tan cerca está cada tarea de completarse brinda a los líderes empresariales una mejor visión de cómo está funcionando su equipo.

Las mejores características del software de gestión de proyectos

A medida que te embarques en la elección del software de gestión de proyectos adecuado para tu empresa, hay varios factores a considerar, como capacidades, precios y servicio al cliente. En cuanto a la funcionalidad, aquí tienes algunas de las mejores características del sistema de gestión de proyectos a las que debes prestar atención.

Herramientas de programación y gestión de tareas

Las herramientas de programación y gestión de tareas fáciles de usar hacen que sea muy fácil abordar múltiples proyectos a la vez. El software de gestión de proyectos debe simplificar tus operaciones, no complicarlas, por lo que estas herramientas deben ser simples y directas.

Herramientas de colaboración en equipo

Las herramientas de colaboración en equipo, que permiten a los compañeros de equipo trabajar juntos y comunicarse directamente entre sí, también son esenciales. Ejemplos de herramientas de colaboración incluyen funciones de mensajería instantánea y feeds de tablero de mensajes. Tú y tus empleados deben poder conectarse entre sí, lo cual es clave para la planificación de proyectos.

Opciones de informes

Recibir información oportuna sobre las asignaciones y el progreso de tu equipo es un componente crítico de cada proyecto. Las opciones de informes en tiempo real te permiten rastrear fácilmente la actividad del proyecto. Esta característica del software de gestión de proyectos te muestra qué se ha hecho, qué está detenido y qué se ha completado, así como lo que debes hacer para mantener el flujo de trabajo.

Integraciones

Las integraciones son una parte importante de la tecnología en el lugar de trabajo. Tener un software que se conecte sin problemas a otros programas críticos que utilizas ayuda a mejorar las operaciones. Busca un sistema de gestión de proyectos con integraciones de aplicaciones nativas que beneficien a tu empresa. Esto facilita la colaboración con otros software, más rápido y más suave para ti y tu equipo.

Opciones de facturación

Adquirir un programa de gestión de proyectos que tenga una función de facturación es útil para proyectos que requieren que crees un presupuesto o un plan financiero. Estas herramientas te permiten calcular los costos, rastrear las horas, enviar cotizaciones y facturar a los clientes. Tener una aplicación móvil para tu software de gestión de proyectos te brinda flexibilidad. Cuando no estás atado a tu escritorio, puedes verificar el progreso de tu equipo desde cualquier lugar y los miembros del equipo pueden mantenerte actualizado mientras están en movimiento.

Las ventajas del software de gestión de proyectos

Administrar un equipo no es fácil, especialmente si eres nuevo en el mundo de los pequeños negocios. El uso de un sistema de gestión de proyectos crea un flujo de trabajo más ordenado y un método eficiente de comunicación para tu equipo. Aquí tienes algunos de los beneficios de usar software de gestión de proyectos.

Mejora la productividad

Los sistemas de gestión de tareas no solo te mantienen a ti y a tu equipo actualizados con las asignaciones, sino que también te permiten analizar el flujo de trabajo y el progreso. Algunos sistemas incluso tienen análisis que proporcionan un desglose exacto de cuánto tiempo tomaron los empleados para completar las tareas. Cuando tienes estos datos, puedes identificar las áreas débiles dentro de tu empresa y abordar esos problemas para mejorar la productividad.

Agiliza la comunicación

Los correos electrónicos son una parte importante de la comunicación en el lugar de trabajo, pero el software de gestión de proyectos te permite reducir el desbordamiento de tu bandeja de entrada. Con una solución de gestión de proyectos, no es necesario enviar correos electrónicos de seguimiento o recordatorios, porque tú y tu equipo pueden comunicarse y ver el progreso de cada uno dentro del sistema. Varios usuarios pueden colaborar en proyectos en tiempo real.

Ahorra tiempo

El software de gestión de proyectos también puede ayudarte a ahorrar tiempo. Por ejemplo, no tendrás que preocuparte de que una actualización o sugerencia se pierda entre un montón de correos electrónicos del lunes por la mañana. En cambio, las herramientas de informes avisan a los usuarios de inmediato. De manera similar, no tendrás que buscar archivos o comunicarte con los miembros del equipo individualmente, porque la comunicación se realiza en un solo espacio, eliminando así la confusión y avanzando en las asignaciones.

Las desventajas del software de gestión de proyectos

Aunque el software de gestión de proyectos es una excelente manera de organizar las asignaciones de tu equipo, tiene algunas posibles desventajas que tu empresa debe considerar.

Gasto

El software de gestión de proyectos puede ser costoso, dependiendo del tamaño de tu organización y de las características que necesites. Podrías terminar pagando más de lo esperado en función del número de usuarios, las características personalizables y el espacio de almacenamiento que tu negocio requiere.

Capacitación

Para algunos programas de gestión de proyectos, la curva de aprendizaje para los empleados es demasiado pronunciada. Cuando un sistema es demasiado complicado, puede llevar mucho tiempo y desanimar al personal. Tu equipo debe adaptarse bien al programa y tener una buena comprensión de cómo funciona para minimizar los contratiempos durante su uso.

"Lograr que todo tu equipo use un software de gestión de proyectos, entienda sus diversas sutilezas e, lo que es más importante, se integre en su forma de trabajar puede llevar tiempo", dijo Jimmy Kamboj, fundador y CEO de Imenso Software, a Business News Daily.

Exceso de características

Si bien es importante que tu software de gestión de proyectos tenga las herramientas que necesitas, un exceso de características puede hacer que el programa sea desafiante para los usuarios. De hecho, una de las mayores desventajas del software de gestión de proyectos es que muchos de estos programas tienen demasiadas funciones, según Ian Sells, CEO de RebateKey.

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