Cómo exportar facturas desde QuickBooks
Exportar facturas de QuickBooks a Excel: una ventaja para las pequeñas empresas
Exportar facturas de QuickBooks a una aplicación como Excel puede ser beneficioso para las pequeñas empresas. Es eficiente y es probable que reciba el pago más rápidamente. Además, es menos costoso y ofrece características como opciones de diseño y seguimiento de facturas. También facilita el registro de la información.
En este artículo, aprenderás cómo exportar facturas desde el software de contabilidad QuickBooks. QuickBooks ha sido líder de la industria en software de contabilidad durante décadas. Los propietarios de pequeñas empresas y los contadores adoran su capacidad para mantener un registro fácil, crear informes y generar y enviar facturas. No es de extrañar que lo hayamos seleccionado como una de las mejores plataformas de facturación en nuestra revisión de QuickBooks. Es el software de contabilidad elegido por la gran mayoría de los propietarios de pequeñas empresas.
Razones para facturar en QuickBooks
Las facturas de QuickBooks son útiles para los propietarios de pequeñas empresas por las siguientes razones:
- Las facturas son fáciles de rastrear. QuickBooks genera automáticamente las facturas e las integra en tu registro, lo que te permite realizar un seguimiento de las facturas pendientes y registrar tu saldo actualizado de cuentas por cobrar.
- Es eficiente. Con la entrega instantánea por correo electrónico y opciones de pago más rápidas a través de la funcionalidad de tarjeta de crédito y débito integrada, es probable que recibas el pago más rápido que si envías una factura por correo.
- La facturación en línea es menos costosa. Hay menos papeleo, entrada manual de datos y margen de error cuando completas la facturación y el pago principalmente en línea.
¿Sabías qué? Casi el 75% de los propietarios de pequeñas empresas eligen QuickBooks como el mejor software de contabilidad. Lee nuestra guía si estás tratando de elegir un software de contabilidad que funcione para ti.
Almacenar tus facturas en QuickBooks
Una factura no solo se utiliza para cobrar el pago de un cliente, también es un comprobante de venta que proporciona información sobre la fecha de compra, el pagador y el beneficiario, los ID de productos, el monto total de los productos o servicios y la fecha de vencimiento. Como propietario de un negocio, debes almacenar tanto las facturas que generas como las que recibes. Esto garantiza una mejor gestión de registros, especialmente porque los recibos deben guardarse durante al menos tres años para fines fiscales.
Es necesario almacenar las facturas que envías a clientes para mantener actualizado tu saldo de cuentas por cobrar. Las cuentas por cobrar son lo que los clientes te deben; se crean una vez que envías una factura a un cliente. Gestionar el flujo de efectivo, especialmente la entrada de efectivo recolectado de las cuentas por cobrar, te ayuda a realizar un seguimiento y pronosticar tus excedentes y déficits de efectivo durante el período contable.
Almacenar facturas te permite registrar las facturas pendientes que están vigentes (generalmente dentro de un plazo de pago de 30 días), las facturas pendientes que están vencidas (generalmente de 30 a 90 días vencidas) e incluso las facturas pendientes que es probable que no se cobren (generalmente más de 90 días vencidas).
Exportar facturas desde QuickBooks
Aunque puedes almacenar todas tus facturas generadas en QuickBooks, a veces es mejor exportarlas a un programa como Microsoft Excel para ordenar y compartir tus facturas. Las aplicaciones de hojas de cálculo como Microsoft Excel ofrecen muchas características que actualmente no están integradas o no son accesibles en QuickBooks.
Los propietarios de negocios y los contadores exportan facturas desde QuickBooks a otro programa, como Microsoft Excel, por las siguientes razones:
- Las facturas se pueden reformatear y rediseñar para incluir información específica de la empresa.
- Varios usuarios necesitan acceso a las facturas y no tienen acceso al sistema de QuickBooks. Estas facturas se pueden guardar, imprimir o enviar por correo electrónico a clientes.
- Las funciones de clasificación y organización en Excel ayudan a gestionar los registros contables, y registrar las facturas pendientes proporciona datos actualizados de cuentas por cobrar.
- Las funciones avanzadas de Excel, como las tablas dinámicas y la búsqueda vertical (VLOOKUP), te permiten organizar los datos para su accesibilidad y análisis.
Cómo exportar facturas desde QuickBooks en línea
Exportar facturas desde QuickBooks en línea a Excel no es un proceso complicado. Es posible que desees exportar facturas a Excel para ordenar la información por cliente, ID de producto, monto de la transacción o por otra información reportada en una factura. Aprender cómo utilizar las tablas dinámicas y la función VLOOKUP en Excel te ayuda a mantener tus datos eficientes si tu negocio genera muchas facturas cada mes, trimestre o año.
A continuación, se detallan los pasos para exportar facturas desde QuickBooks en línea a Microsoft Excel. Las facturas y los datos contenidos en las facturas permanecerán almacenados en QuickBooks en línea después de exportarlos.
- En la lista de funciones, haz clic en "Informes".
- En el cuadro de texto, comienza a escribir "Lista de facturas" y presiona Enter.
- Aparecerá automáticamente "Lista de facturas" mientras escribes.
- Si deseas personalizar el informe, como el rango de fechas o filtrar los datos, haz clic en "Personalizar".
- Una vez personalizado el informe, haz clic en el menú desplegable de la función Exportar y selecciona "Exportar a Excel".
Ahora podrás acceder a tus facturas y datos en Excel.
Cómo exportar facturas desde QuickBooks Pro
Exportar facturas desde QuickBooks Pro es tan sencillo como en QuickBooks en línea. Sigue estos pasos para exportar facturas almacenadas a Microsoft Excel:
- En QuickBooks Desktop, haz clic en "Informes".
- Escribe "Lista de facturas" en el cuadro de texto y presiona Enter.
- En "Período del informe", filtra las fechas y selecciona "Ejecutar informe".
- Selecciona el botón de exportar y haz clic en "Exportar a Excel".
Después de estos cuatro pasos, podrás ver tus facturas en Excel. A partir de ahí, Excel ofrece funciones básicas como ordenar las facturas por montos, proveedores, ID de producto y fecha. Las funciones avanzadas de Excel incluyen tablas dinámicas y la función VLOOKUP.
Toda gran obra nace del aprendizaje y las heridas que dejan los fallos.