Cómo importar proveedores a QuickBooks
Cómo importar proveedores en QuickBooks
Agregando proveedores a QuickBooks Online
Si estás utilizando la aplicación basada en la nube QuickBooks Online, es fácil agregar e importar proveedores. Tener toda la información de tus proveedores en QuickBooks Online te ahorrará tiempo al ingresar facturas y transacciones. En lugar de ingresar los detalles manualmente, podrás seleccionar un proveedor de una lista desplegable con muchos campos ya completados. También es fácil realizar un seguimiento de los gastos a través de informes contables, lo que proporciona información clave a los gerentes y propietarios de negocios.
Lista de verificación para la configuración de proveedores en QuickBooks Online
Ya sea que ingreses proveedores manualmente o los importes, es esencial recopilar la información importante de tus proveedores. Puedes recopilar fácilmente esta información en un archivo CSV o una hoja de cálculo de Excel. Si estás utilizando otro programa de software de contabilidad para administrar tus proveedores, puedes transferir los detalles a QuickBooks fácilmente. Asegúrate de tener la siguiente información para todos tus proveedores:
- Nombre de la empresa
- Dirección de correo electrónico
- Número de teléfono
- Nombre de contacto
- Número de identificación del empleador
- Saldo pendiente antes de importarlo a QuickBooks
- Tarifa pagada al proveedor
- Tarifa cobrada a los clientes por los servicios
Configuración manual de proveedores vs. importación masiva en QuickBooks Online
Si solo tienes algunos proveedores para agregar a QuickBooks Online, tiene sentido ingresarlos manualmente. Aquí te explicamos cómo funciona:
1. Selecciona Gastos > Nuevo Proveedor.
2. En el Centro de Proveedores, selecciona Nuevo Proveedor.
3. Completa la información del proveedor y selecciona Guardar cuando hayas terminado.
4. Edita los detalles en cualquier momento seleccionando el proveedor y luego seleccionando Editar.
Si tienes más de unos pocos proveedores, es mucho más fácil importarlos a QuickBooks Online utilizando una lista de proveedores existente en Excel u otro software de contabilidad.
Cómo importar proveedores en QuickBooks Pro
También es rápido y fácil importar tus proveedores en QuickBooks Pro, la aplicación de escritorio de contabilidad de QuickBooks. Al igual que QuickBooks Online, QuickBooks Pro te permite agregar detalles de proveedores manualmente o importar un archivo CSV de una hoja de cálculo para agregar proveedores en masa. Aquí te explicamos cómo importar proveedores desde una hoja de cálculo de Excel en QuickBooks Pro:
Paso 1: Selecciona tus proveedores.
1. Abre QuickBooks Pro y selecciona Proveedores para ir al Centro de Proveedores.
2. Selecciona Excel > Importar desde Excel.
3. Selecciona Proveedores en Selecciona el tipo de datos que deseas agregar a QuickBooks.
4. Se te mostrará una pantalla con una hoja de Excel con formato. Si estás utilizando un archivo de Excel en el mismo formato que la Plantilla de Importación de Proveedores de QuickBooks Pro, omite este paso.
5. Selecciona Importación Avanzada para completar tu importación.
6. Verás un mensaje emergente que indica que no puedes deshacer una importación. Haz clic en Sí para continuar.
Paso 2: Obtén los datos de tus proveedores.
1. Copia los datos de tu archivo de proveedores de Excel en la plantilla de QuickBooks. Tus datos de Excel están a la derecha y la plantilla de QuickBooks está a la izquierda. Al pasar el cursor sobre una celda, se mostrarán las instrucciones sobre qué tipo de datos debes agregar. Encima de los encabezados de las columnas, verás ejemplos de formato de celda.
2. QuickBooks te permite agregar la siguiente información del proveedor:
- Nombre de la empresa
- Primer nombre
- Apellido
- Dirección
- Ciudad
- Estado
- Código postal
- País
- Número de teléfono
- Número alternativo
- Número de fax
- Número de cuenta
- Dirección de correo electrónico
Paso 3: Resuelve cualquier error.
Cuando tu archivo esté listo para importarse, tendrás la oportunidad de verificar y corregir errores. Si el programa encuentra algún problema, verás un mensaje en la ventana de errores en la parte superior izquierda y un triángulo de advertencia rojo en la esquina de la celda afectada. Si hay un error, QuickBooks te explicará cómo solucionarlo.
Paso 4: Guarda tus cambios.
Después de verificar que todo es correcto, selecciona Agregar Mis Datos Ahora para completar la importación de la información del proveedor en QuickBooks Pro. Verás un mensaje de error que te advierte que aún no has guardado tus cambios. Selecciona Guardar y Agregar Datos Ahora.
Guarda el archivo en tu computadora. Deberías ver automáticamente el nombre del archivo en la caja. Si no es así, selecciona Explorar y selecciona el archivo.
Paso 5: Importa el archivo.
Selecciona Agregar Mis Datos Ahora. Verás una pantalla con todos los pasos completados correctamente junto con el número de registros agregados a tu lista de proveedores. La importación de tus proveedores está completa. Ve al Centro de Proveedores para ver tu lista de proveedores.
Cómo eliminar un proveedor en QuickBooks
Es posible que en algún momento quieras eliminar un proveedor. Sin embargo, si ya has utilizado los detalles de un proveedor en una transacción, no podrás eliminarlo de QuickBooks. Sin embargo, puedes desactivar al proveedor para que no aparezca en el Centro de Proveedores. Para desactivar a un proveedor:
1. Ve al Centro de Proveedores.
2. Encuentra el proveedor que deseas desactivar.
3. Selecciona el menú desplegable y elige Hacer Inactivo.
4. Selecciona Sí para confirmar.
Si intentas desactivar a un proveedor con un saldo pendiente, QuickBooks te advertirá. Elige No y registra el saldo pendiente antes de desactivar al proveedor.
Toda gran obra nace del aprendizaje y las heridas que dejan los fallos.