Las mejores aplicaciones de calendario compartido para tu empresa
Características de una aplicación de calendario compartido
Cuando estés considerando aplicaciones de calendario compartido para tu negocio, busca las siguientes características:
Facilidad de uso
Las aplicaciones de calendario compartido deben ser fáciles de usar e intuitivas, con una navegación y mantenimiento mínimo. También deben hacer que el proceso de colaboración sea fluido y sencillo.
Herramientas de programación simples
La función principal de un calendario compartido es organizar los horarios de todos, por lo que la programación debe ser fácil. Busca funcionalidades que te permitan verificar la disponibilidad de tus compañeros de trabajo de un vistazo. Otras herramientas útiles incluyen características de personalización, disponibilidad de múltiples calendarios y recordatorios basados en tiempo y ubicación.
Colaboración y características de compartir
Busca la capacidad de compartir disponibilidad, invitaciones a eventos y calendarios con tu equipo. También querrás colaborar en eventos, calendarios y documentos o proyectos compartidos dentro de la aplicación.
Sincronización automática
La sincronización automática es una excelente herramienta que ahorra tiempo. Idealmente, las actualizaciones del calendario compartido se sincronizarán con tu cuenta y las cuentas de las personas involucradas. Muchas aplicaciones de calendario cuentan con sincronización automática e integración con otras aplicaciones.
Disponibilidad multiplataforma
No todos tienen la misma plataforma, por lo que la disponibilidad multiplataforma es una gran ventaja. Elimina la necesidad de tener múltiples aplicaciones en diferentes plataformas, manteniendo a todos en la misma página sin importar el dispositivo que utilicen.
Las 7 mejores aplicaciones de calendario compartido
Si necesitas una aplicación de calendario para usar en toda tu empresa, considera estas siete opciones. Todas estas aplicaciones tienen características útiles y son muy recomendadas por propietarios de pequeñas empresas en diferentes industrias.
Asana
Asana es más que una aplicación de calendario compartido, también facilita la gestión de proyectos y tareas en equipo. La función de línea de tiempo muestra todos los segmentos del proyecto y cómo se relacionan entre sí, y realiza un seguimiento de los cambios a medida que avanzas. Asana también cuenta con una aplicación móvil y más de 100 integraciones. Hay un plan gratuito, así como planes de pago que desbloquean características adicionales.
Calendly
Calendly es una plataforma de programación automatizada que funciona con tu calendario para verificar automáticamente tu disponibilidad. Ayuda a programar reuniones sin interminables correos electrónicos de ida y vuelta. Otras características incluyen tiempo de buffer entre reuniones, detección de zona horaria y compatibilidad con aplicaciones como Salesforce y GoTo Meeting.
Google Calendar
Google Calendar es un calendario en línea integrado diseñado para equipos. Este calendario se integra perfectamente con otros productos de Google, como Gmail, Drive, Contactos y Meet. Puedes acceder a esta aplicación en computadoras, tabletas y teléfonos.
Microsoft Outlook
Microsoft Outlook es una conocida aplicación de gestión de información personal que incluye correo electrónico, funciones de calendario, programación, gestión de tareas y más. Si tienes una cuenta de Microsoft Exchange, Office 365 u Outlook, puedes compartir tu calendario con otros. También puedes crear calendarios adicionales para proyectos específicos y compartirlos con tus compañeros de trabajo.
Teamup
Teamup ofrece calendarios compartidos para grupos para simplificar la organización, programación y comunicación. Las empresas pueden elegir entre planes gratuitos y de pago. Teamup también ofrece una demostración en vivo y una prueba de tres días para que puedas ver por ti mismo si esta aplicación es adecuada para tu equipo.
iCloud
iCloud no solo es para el almacenamiento, también cuenta con un calendario fácil de usar que se integra con cualquier dispositivo Apple. La aplicación de calendario de iCloud permite a tu equipo programar reuniones, compartir información y comunicarse fácilmente. También puedes cambiar la vista de tu calendario a "Hoy" para ver tus tareas y proyectos diarios de un vistazo.
Thunderbird Lightning Calendar
Thunderbird Lightning Calendar es una de las aplicaciones de calendario más poderosas para usuarios de Linux, aunque también cuenta con capacidades para Windows y Mac. La interfaz de Thunderbird incluye pestañas para tu correo electrónico, calendario y tareas, y los usuarios pueden navegar fácilmente entre ellas para comunicarse y mantenerse organizados durante el día. El calendario ofrece varias vistas, incluyendo un resumen de todo lo agendado para un solo día y una función de búsqueda con filtros de tiempo y categorías de eventos predefinidas. Lightning Calendar se integra perfectamente con los servicios de correo electrónico de Thunderbird y SeaMonkey.
Beneficios de utilizar aplicaciones de calendario compartido
Aquí tienes algunas de las principales ventajas de utilizar aplicaciones de calendario compartido:
Mejora de la organización de reuniones
La vista de calendario compartido te muestra si los miembros del equipo han confirmado su asistencia a las reuniones de negocios a las que los has invitado. Si no lo han hecho, puedes hacer un seguimiento, a menudo directamente desde la aplicación, para obtener una respuesta final. De esta manera, si te estás reuniendo con clientes, puedes presentar un frente más unificado con un grupo más grande y llevar a cabo una videoconferencia o reunión en persona más productiva.
Transparencia
Saber cuándo tus compañeros de equipo están disponibles o no puede ayudarte a responsabilizar a todos mientras respetas los límites. Los calendarios basados en tareas pueden indicar a tus empleados en qué deben trabajar y cuándo, y recordarte cómo has dividido el trabajo de todos. Los empleados pueden ponerse a disposición durante sus horas de trabajo más productivas para que los gerentes puedan programar tareas cruciales para cuando es más probable que se realicen.
Mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal
Los empleados pueden marcar que están fuera de la oficina en la aplicación de calendario cuando no están trabajando. De esta manera, tú u otros empleados no los contactarán mientras intentan mantener su equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Gestión y delegación de tareas
Si ves que el calendario de un empleado específico está lleno, sabrás que debes delegar responsabilidades a otros. Si el calendario de todos está lleno y todas las tareas están asignadas, sabrás que has estado utilizando tu calendario correctamente.
Las aplicaciones de calendario compartido mejoran la colaboración y la gestión del tiempo dentro de los equipos y en toda tu empresa. La mayoría de los dispositivos y cuentas de correo electrónico cuentan con estos calendarios, por lo que es muy fácil comenzar y seguir utilizándolos. Todas las aplicaciones que hemos mencionado anteriormente son excelentes opciones con excelentes críticas de líderes empresariales.
Toda gran obra nace del aprendizaje y las heridas que dejan los fallos.